مكة المكرمة 22-8-2019(موفد سونا(
حاورته أسماء عبيد الله
لأهمية قياس الأداء وارتباطه بإبراز السلبيات والإيجابيات لأداء بعثة الحج وارتباطه بالخطة المستقبلية للحج، وللوقوف على ما انتهى إليه التقويم لحج هذا العام ١٤٤٠هـ التقت (سونا) رئيس وحدة التقويم والقياس بمكتب شؤون حجاج السودان د. عبدالوهاب عثمان محمد وأجرت معه حوارا كانت محصلته :
بطاقة شخصية :
د. عبدالوهاب عثمان محمد اختصاصي تخطيط استراتيجي وعلوم إدارية ، إدارة أزمات وإدارة الجودة الشاملة، عدة كورسات في عمليات تقييم الأداء. أستاذ بكلية الاقتصاد والعلوم السياسية جامعة أمدرمان الإسلامية .
- تتكون الوحدة من أربعة أعضاء : أسامة عزالدين -المركز القومي للمعلومات . سامي مصطفى- مجلس الوزراء، فتحية كامل- الإدارة العامة للحج والعمرة . وشخصي .
- أنشئت الوحدة أولا في ولاية الخرطوم قبل عشرة أعوام، ثم انتقلت إلى البعثة الاتحادية (الإشرافية) قبل خمس سنوات لتصبح وحدة التقويم وقياس الأداء ومتابعة الهيكل التنظيمي للبعثة وهي مركزية تشرف على تقويم الأداء والجودة الشاملة لأداء البعثات الولائية والاتحادية في خدمة الحجاج وفقا لعقود الخدمات -حزمة الخدمات - الموقعة مع الجهات الرسمية في السعودية، على أن تقدم للحاج الخدمات من سكن وإطعام وترحيل وغيرها ليتفرغ الحاج لأداء الشعيرة وصولا للحج المبرور.
- وضعنا استراتيجية للعمل والرؤية كيف يمكن أن تكون تقارير الأداء حاكمة بالنسبة لكل الخدمات التي تقدم للحجاج، وأضيفت متابعة الهيكل التنظيمي للبعثة بعد أن بدت ملاحظات بترهل البعثة، فأضحى من مهام الوحدة ضبط أعداد العاملين بالبعثة كنسبة وتناسب بين العمل والعمالة.
- تقدم الوحدة تقريرا سنويا عن أداء البعثة وفقا لمنهجية علمية تستند على : الاستبيانات التي تقدم للحجاج لإبداء آرائهم في حزمة الخدمات التي تقدم لهم في السكن ،الطعام ، الإرشاد،التفويج، الترحيل بين المدن وللصلوات، وكل ما يقدم في المشاعر في منى وعرفات.
* كذلك الوحدة مسؤولة عن جمع تقارير عن أداء أعضاء البعثة وأمراء الأفواج والعاملين بالبعثة كافة حسب الوصف الوظيفي الموضوع لكل وظيفة .
* تعمل الوحدة في متابعة تحوير الهيكل الوظيفي حسب ثقل العمل بعد اكتمال وصول الحجاج إلى المملكة للاستفادة من العاملين في المطارات والميناء وتوظيفهم في أعمال جديدة خاصة في المشاعر .
* تعتمد في كتابة تقريرها أيضا على المشاهدة وقراءة دفاتر الاستقبال وصناديق الشكاوى بالنسبة للحجاج، كما تعقد جلسات للعصف الذهني مع الحجاج لمعرفة أي مشاكل تواجههم أو أي إخفاق في تقديم خدمة معينة لهم .
- تقدم الوحدة تقريرا شاملا في متابعة الأداء ومتابعة الحجاج، على أن يشتمل على كل السلبيات التي رافقت الحج خلال العام المعين
وأسبابها ووضع خطة للحلول وأي تقصير من أي فرد من أعضاء البعثة توصي بأن لايتم اختياره مرة أخرى في بعثة الحج .
- تقوم كذلك الوحدة بحصر إيجابيات البعثة وتقديم استراتيجية مستقبلية للعام القادم لتلافي السلبيات وتقديم ما يرضي الحاج. وعموما تضع الوحدة في اعتبارها أن الحج موسم أزمات نسبة لكثرة الحشود من كافة أنحاء العالم وأن على البعثة أن تمهد الطريق لكيف يؤدي الحاج حجه دون أزمات ولارفث ولافسوق ..
- تسعى الوحدة سنويا لإدخال التقنية وحوسبة أعمال الحج حتى تقلل أعداد العمالة في أعضاء البعثة الداخلية والخارجية مساهمة في تقليل تكلفة الحج.
- تم تقييم بعثة الحج للعام ١٤٤٠هـ وبلغت نسبة الأداء ٩٠% . أبرز السلبيات مالازم وحدة الجزيرة من بعض السلبيات المرتبطة بمسؤولي الولاية الذين حضروا لإيجار العمائر، والذين يتابعون تفويج الحجاج من السودان إلى المملكة مما انعكس سلبا على الأداء العام بالنسبة لبعثة الجزيرة.
أما بقية الولايات، وما قامت به والإدارة العامة في مجال المسار الإلكتروني وكذلك تقديم الخدمات والمتابعة كانت تعتبر في القمة ونالت في التقييم مايزيد عن ٩٥%.
وكانت ولاية الخرطوم من أميز الولايات في تقديم الخدمات .
- تقوم الوحدة كذلك بتقييم الوحدات المتخصصة المتمثلة في: التفويج، الإسكان، الإطعام، الإرشاد، الطبية، الإعلام، المسار الإلكتروني .
- يحكم أداء الوحدة مقياس الجودة الشاملة والذي يقوم على مستويين : مقدم الخدمة، ومتلقي الخدمة والذي يعتبر كل متلقي خدمة زبونا وفق معايير الجودة الشاملة، وبناء عليه فقد اعتبرنا الحجاج هم زبائن بالنسبة للإدارة العامة للحج والعمرة وأصبح رضا الزبون شيئا مهما أو واجبا أساسيا بالنسبة لمقدم الخدمة الذي كل ما يسعى إليه هو إرضاء الزبون . وأدخلت مقاييس الجودة الشاملة للسودان في العام ٢٠٠٢م .
